システム手帳「教師手帳」でプロジェクトを確実に成功させる

教師手帳
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少しでもよい行事にしたい。先生なら誰しも思うことです。

今回は、システム手帳である「教師手帳」を使って、学校行事を成功に導くための工夫を紹介します。

学校でプロジェクトと呼ぶほどの仕事といえば、文化祭や修学旅行ですね。また、通知表の改訂や、成績処理システムを作り上げるのも大きな仕事です。

学習旅行や三者面談もプロジェクトであれば、それらの仕事が集まった学級経営や学年経営も1年がかりの大きな仕事と言えます。これは、場合によっては3年間を見越して行う巨大プロジェクトにもなります。

ところで、みなさんは「プロジェクト」という言葉にグッと来たりしませんか?
わたしはグッと来ます(笑)カッコいい。どこかの缶コーヒーのCMを想起させます。
ですので、ここでは「プロジェクト」という呼び名で統一していきます。

「プロジェクト」は期限のあるタスクの集合体のこと 

「プロジェクト」とは、1日で完結せず、1週間や1ヶ月、さらには数ヶ月かかる仕事のことです。自分以外の他の人(先生、生徒、保護者、家族、親族など)との連絡・調整が必要な仕事でもあります。1学期の時点での2学期、3学期のことや、来年度以降のことを指す場合もあります。

つまり「プロジェクト」とは、1週間単位でつくられた教師手帳の守備範囲を超えて、スケジュール管理やToDo管理をしなくてはいけない「タスクの集合体」ということになります。

プロジェクトには期限があります。期限のないプロジェクトは、単なる叶わぬ夢です。
もしくは歯磨きをする、顔を洗うというレベルの、ゴールのない習慣化したい行為です。
プロジェクトには、ぜひ期限を設定するようにしましょう。

今回の工夫は、学校行事に限りません。プライベートなイベントも含めて、「プロジェクト」と呼べるような大きな案件はすべて含みます。

先生はたくさんのプロジェクトを同時に抱えている

手帳を活用してスケジューリングがうまくできたとしても、文化祭や修学旅行などの大きな学校行事は、全体像を把握しておくのが難しいものです。

先生方の多くは、学級担任や教科担任として目の前の子供たちを見つつ、校務分掌や学年の役割分担によって、さまざまな仕事を抱えています。

 

例えば、こんなケースが想定されます。

初めて生徒会担当になりました。4月だけでも生徒会入会式、新入生歓迎会などの全校生に関わる行事があり、5月には壮行会があります。10月の文化祭の計画は5月、6月には提案し始めなくてはいけません。ということは、担当としては4月後半に準備を始める必要があります。今年度のテーマやシンボルマークはどうしましょう、どうやって募集をかけようか。そんなことを考え始めます。

学年で「総合的な学習の時間」担当になりました。さて、今年度の総合はどうしましょうか?まずは昨年度末に完成した、今年度の学校教育計画を確認しなくてはいけません。もうすぐ学習旅行があります。昨年度の計画づくりはどこまで進んでいるのでしょうか?クラスごとのばらつきも聞かなければいけません。

学年主任になりました。学級担任の先生方のサポートをしたり、学年全体を統括したりしなくてはいけません。学年にはどんな先生がいらっしゃいますか?今年度異動してきた総合担当の先生のサポートはどうでしょうか?生徒会担当の先生が自分のクラスを心配しています。4月を乗り切れるようにどう支援しますか?

今年度から、通知表がパソコンから出すことになりました。今までと様式は変わりませんが、Excelが得意な先生3人でつくることになりました。1学期の通知表に間に合わせるには6月には出来上がっていなくてはいけません。6月は中体連の真っ最中、できればGWあたりには見通しを持ちたいところです。出来上がった後も、先生方に使い方を説明したり、パソコンが苦手な先生が困らないようにサポートする必要もあります。

 

それと並行して、学級担任であれば道徳や学活などの授業があります。教科の担当としては、宿題をつくったり、点検したり、定期テストを作ったりもしなくてはいけません。各学期の後半には所見などの通知表作成が待っています。

書き出しただけで憂鬱になりそうなくらい、忙しいことが推察できます。こういった仕事が与えられたとき、いきなりすべての仕事をToDoに分解して、スケジュールに組み込むことができますか。難しいですね。

そこで、まずはどんなことが考えられるか、アイデアを出したり、課題をあぶり出したり、他の先生と打ち合わせをして共通理解を図ったりする必要があります。

システム手帳に「プロジェクト」タブを追加する

そういったときには「教師手帳」ではなく、「プロジェクト」専用のノートが必要になります。

ここで「教師手帳」はシステム手帳ですので、システム手帳のリフィルを入れ替えられるという特徴を最大限に生かさない手はありません。

システム手帳に「プロジェクト」タブを追加して、ノートリフィルを綴じておきます。4月は多めに綴じておくといいと思います。

 

学校にはいくつもの大きなイベントがあります。学校行事というだけでもこれだけあります。(すべての学校で全てやっているわけではないですが。)

儀式的行事
 入学式、卒業式、修了式、終業式、始業式、新入生歓迎会、生徒会入会式

文化的行事
 文化祭、学習発表会、英語弁論発表会

健康安全・体育的行事
 体育祭、運動会、壮行会、スポーツテスト

旅行・集団宿泊的行事
 修学旅行、宿泊学習、学習旅行、遠足

勤労生産・奉仕的行事
 ボランティア活動、職場体験学習、高齢者施設訪問、幼稚園訪問

他にも、クラスごとの取り組みや、部活動関係、PTA活動関係など、大小さまざまな案件が存在しますね。

プロジェクトの数だけインデックスを追加する

「プロジェクト」タブのなかは、インデックスシールを使ってさらに仕分けしていきます。

自分が関わるプロジェクトになると思った案件は、ノートにタイトルを書き込み、上部にインデックスシールを貼ります。

インデックスシールが手帳の上部にピョンと立ち上げって見えるので、「プロジェクトを立ち上げた」と呼んでいます(カッコいい)。

これで、いつでもそのプロジェクトページが開けるようになります。新しいプロジェクトが出てきたときも、同様にして新しいページとインデックスを増やしていきます。

今の手帳にあったプロジェクトの数々…(卒業式練習プロジェクトは残念でした)

こうしていくと、これは、自分が抱えている案件の数ということになります。

あまりにも多い時には、なるべく早くプロジェクトを完了させるか、他の先生にお願いするようにしましょう。

どれぐらいの数が多いと言うのかは、時期とプロジェクトの内容次第ですので一概には言えません。1週間で終われるプロジェクトを10コ抱えているときもあれば、5ヶ月先の行事のためにプロジェクトを1つ立ち上げることもあります。さらには、来年の文化祭のことを今年の文化祭当日に考え始めることもあります。

ですので、ご自身のキャパシティーをよく見極める必要があります。少なくとも、インデックスが増えているということは、抱えている案件が多いと言えます。それだけ、先生の集中力、アイデア力、スケジュール調整能力、人間関係調整能力などのリソースが割かれることになります。

思いついたアイデアは即座にメモする

アイデアが思い付いたらすぐにメモします。

インデックスシールが貼ってありますので、何に関するアイデアが浮かんだとしても、すぐさま追記することができます。こうしてアイデアの種を育て続けます。

ヒマさえあれば、プロジェクトノートを見返すようにします。システム手帳のいろいろなページをめくっていると、パッと浮かんでくることもあります。

浮かんだアイデアにさらに追加したいことが、後から浮かんでくることもあります。1つのプロジェクトについて考えていると、なぜか別のプロジェクトのアイデアが湧くこともあります。書いたアイデアとアイデアがつながって新しいアイデアになることもあります。

 

アイデアの捕まえ方は、いろいろな工夫ややり方があります。わたしはどこにでも手帳を持っていくようにしています。手帳が持てないときは付箋紙とペンをポケットに入れています。

それ以外にも、いろいろな場所にA4裏紙や付箋紙も置いてあります。車のドアポケットにも付箋紙が入っています。うっかりして何もないときには、箸袋やオーダー用紙や、レシートに書いたこともありました。

今ではスマホを持ち歩けるときにはスマホを使います。昔に比べると衝撃に強くなったり、防水性があったり、パソコンへもってきやすいというメリットがあります。お風呂に一人で入れるときは、持って入ることもあります。

ノートに追記するときはペンの色を変える

基本として使っているペンは、Signoの0.38mmのブルーブラックです。黒よりも明るく、青よりも落ち着いています。万年筆っぽくて、上品で好きです。もちろん、お好きなペンを使ってください。

何かプロジェクトが立ち上がったとします。 一度書き始めたら、とりあえずその時点で思いつくことを書き出していきます。目的・ゴールは何なのか、期限はいつなのか、メンバーは誰なのかなど、今の時点で思いつくToDoやアイデアを書いていきます。

次がポイントです。

その続きを書こうとしたときには、ペンの色を変えて書くようにします。
さらに、空いているスペースに「ー 20191203」と線と日付(2019年12月3日)を書いておきます。
そうすることで、その追記したアイデアがいつ書かれたものなのか分かるようになります。

ペンの色を変えることで、プロジェクト立ち上げのころの古いアイデアなのか、最近思い付いた新しいアイデアなのか、区別がつきます。

 

参考までに、下は2019年11月22日に思いついた、「春休みに合宿をしよう」という思いつきをプロジェクトにしたノートです。

今年度考えていた「合宿」プロジェクト

古いアイデアには、プロジェクトを立てたときの勢いや情熱、エネルギーがこもっています。

新しいアイデアには、プロジェクトに対する理解が深まった思慮深さや、冷静さ、客観性が含まれています。

その両方のアイデアを組み合わせて考えた先にあるアイデアというのが、このプロジェクトをバランスよく成功させる企画へと発展していくことになります。

ここまでできるのは理想ですが、うまくいけばこの時点で、古いアイデア、新しいアイデア、折衷案の3つのアイデアが浮かんでいます。

根回しを兼ねて、他の先生に話してみたり、打ち合わせで共有を図ったりします。その反応を確かめ、意見をもらうことで、より良いアイデアに育てることができます。

追記したペンのルールは後から決める

私はペンケースの中に、少なくとも5種類くらいの色ペンをもっています。また、一本だけペンを持っていくときには、できるだけ多色ペンを持つようにします。文房具が好きなので、ペンをたくさん買ったり、ペンケースに入れておくのは苦ではありません。

ライフログノートは時系列で書いていくことが基本です。書き進むだけで、振り返ったフィードバックも今のこととして書きます。

しかし、プロジェクトノートは追記追記が基本です。ページを行ったり来たりしながら、思いついたことを書き加えていきます。

そのため、プロジェクトノートにおいては、ペンの色にルールを与えないようにしています。インクがいつなくなるか分からないし、そのとき何色のペンを持っているか分からないからです。

アイデアを書くためのペンを決めておくと、ペンケースからそのペンを探したり、あいにくインクが無くなっていたり、仕方なく別の色で代用しようと考えているうちにアイデアが消えてしまいます。意外とこのフワッと浮かんだアイデアというのは大切な(忘れてしまったから後味が悪い)感じがします。非常にもったいないことです。

アイデアが思いついた瞬間に何のペンを持っていたとしても、すぐさまプロジェクトノートに書き残します。そして、いつ書いたのか分かるように「ー 20191203」と、あとからルールを追加するのです。そのいつ書いたのかというルールも、そのページで終わりです。次のページにいったら、次のページでルールを後から書き加えておきます。

A5サイズなので、どんなに書いたとしても3回からせいぜい5回でページが埋まると思います。つまり5色もあれば十分ということです。

パソコンに打ち込むときもアイデアは湧いてくる

プロジェクトノートは手書きのメモですので、これを企画として実現するためには、パソコンで清書する必要があります。プロジェクトノートと向き合うときには、パソコンも並行して使っていくことになります。

ちなみに、メンバーの名簿や組織図は、手で書くよりもプリントアウトして貼ったほうが早いと思います。他から示された日程表もコピー機でコピーして貼ったほうが早いです。

この紙をハサミで切ってノリで貼るというのはアナログな行為です。普段使わない手の動作をすること、指の感覚を刺激することは、子供心を呼び戻す効果があるのか、よいアイデアが湧いてくるトリガーであるように思います。

そうやって貼りながら、思いついたアイデアをまたノートに書き加えていきます。

さらに、そのノートを見ながらパソコンのデータに反映させていきます。目が手帳の紙とパソコンの画面を行ったり来たりするうちに、またアイデアが湧いてきます。アナログとデジタルを行き来することも、アイデアのトリガーになっています。

パソコンとノートのどちらに書くか一瞬ためらいますが、触れている方に書いてしまうのが一番です。

プロジェクトノートから教師手帳にタスクをもってくる

アイデアから発生してきたToDoはタスクとして実行されなければいけません。

プロジェクトノートのなかにタスクを見つけたら、チェックボックスの四角を書いておきます。

さて、いつやりましょうか?いつできるでしょうか?

さっそく教師手帳をめくって、どこか空いている時間をみつけて、そのタスクを割り振っていくようにします。やり方は、ふだんの教師手帳と同じです。

ToDoリストにタスクを書き、アルファベットを割り当てます。スケジュールの空いているところにアルファベットを書いておきます。

あとはその時間に実行するだけです。

完了したらToDoリストにチェックを入れます。できなかったら次の機会に移行させます。

そして、次にプロジェクトノートを開いたときには、実行したタスクのチェックボックスにチェックを入れ、実行した日を教師手帳で確認しながら書いておきます。

できれば、その際に気がついたことや反省点・改善点・良かった点などを書き加えておきます。もちろん、色を変えて書いてください。わたしはよく吹き出しをつかってそれらのことを書いています。

一緒の係などで分担した先生がいれば、その先生は仕事を終えているでしょうか?「◯◯先生に仕事の進み具合を確認する」というタスクを作って、締め切りの前にToDoリストに加えておきます。

もしも間に合っていなければ、みんなでフォローしていく必要があります。逆に早く終わっていれば、別の仕事をお願いすることもできます。

こういった複数人で仕事をする場合、ガントチャート(進捗管理表)が有効です。Excelで管理したり、専用アプリを使ったり、ここでも様々な工夫が考えられます。しかし、それと同時にプロジェクトノートに、ガントチャートリフィルを追加しておくことも有効です。

こうすれば、大規模校で他学年の先生になかなか会えない職場だとしても、廊下などで見かけたときに「あの仕事、どうですか?」と手帳を見ながら一瞬の打ち合わせができます。

先生が主で担当していても、副で担当していても、こういう進捗を管理してくれる人がいたら大いに頼りになると思いませんか。だからこそ、まずは自分から始めるのです。

プロジェクトが完了したらライフログに移す

こういった積み重ねで、晴れてプロジェクトが達成できました。

さて、書いたり貼ったり、追記しまくったプロジェクトノートはどうするか。

わたしはプロジェクトの締め切り・実行日にあたるライフログノートのページに綴じ直すようにしています。

こうすることで、それまでの取り組みが時系列のなかに収められることになります。

完了したプロジェクトはふだん見返すことはありません。時間の流れの中で過去のものとなっていくのです。それでも、何でもない日常を記録し続けたライフログのなかで、インデックスシールがピョンと立って見えます。

それが、そこに特別な1日、特別なイベントがあったことを示しています。1年間を通してインデックスシールが増えていくことは、それだけ多くのことを成し遂げたというあなたの道標になるわけです。

 

ちなみに、インデックスシールを横ではなく上に貼るのには理由があります。

これらのリフィルを、最終的にドキュメントスキャナでデジタル化することがあると思います。

そのとき、横にシールが貼ってあると、スキャナに引っかかってしまうことがあります。斜めに読み込んだり、最悪紙が絡みます。

上に貼ってあれば、そのままストンとセットして取り込むことができます。設定次第では、インデックスシールのぶん、変に長いページになってしまいますが、それはAcrobatなどで修正ができます。

これが、インデックスシールを上に貼る理由です。

前回の記録があるから「PDCA」が回る

さて、次の年。また同じ仕事が頼まれるかもしれません。別の校務分掌になるかもしれません。

いずれにせよ、去年の手帳の保管バインダーを取り出して、インデックスを見てみます。去年の同じプロジェクト、似たようなプロジェクトを探して開いてみましょう。

そこには、そのプロジェクトに対して、いつからスタートをしているか書かれています。いつ、どんなことをやったのかまとまった記録が残っています。さて今年度はいつ、どんなスケジュールだといいのでしょうか?

また、思いついたアイデアがたくさん書き残されています。去年できたこともあれば、ボツになったアイデアもあります。今年度、そのボツネタを活かせないでしょうか?

◯◯先生は異動になって、△△先生が新たに加わりました。引き継ぎはうまくいっているでしょうか?特技や性格や他の校務分掌も違うでしょうから、よく話し合って、フォロー体制を作っておく必要があるかもしれません。

 

このように、ライフログノートのなかでインデックスシールが立ち上がっていることで、すぐにアクセスしてその反省を活かすことができます。いわゆる「PDCAが回る」ということです。

もちろん1年というスパンではなく、1学期、2学期、3学期でもいいと思います。終了式や通知表作成などは学期単位で反省が活かせます。

ひとつ行事が終わると、「行事反省用紙」などを書いて提出する学校もあると思いますが、それなどはPDCAに欠かせない情報源です。わたしはそれを受けて「昨年度の反省と今年度の対策」という項目を、職員会議の資料に入れるようにしています。

「PDCAって具体的にどうするの?」と思っている先生は、ぜひそれを実践レベルの仕組みに落とし込んで欲しいと思います。プロジェクトノートがそれを実現してくれるはずです。

プライベートのイベントや習慣化にも応用可能

ここまで、学校の仕事を中心に書いてきました。しかし、この方法はプライベートでも十分に応用可能です。

子供たちをどこの遊び場に連れて行くといいでしょうか?
次の結婚記念日にはどんなことをしましょうか?
家族で旅行に行きたいねという話になりました。さて、どうしましょう?
彼女の誕生日プレゼント、今年はどうしたらいいでしょうか?
両親を温泉へ連れて行ってあげたい。さて、いつ行けるでしょうか?

こんな風に思っただけで、それは十分に「プロジェクト」になり得る話です。さっそくページをめくって、インデックスシールを貼りましょう。

そしていつまでに実行するか、期限を決めるところから始めます。

もし旅館が予約がいっぱいだったとしたら、計画を延期することもできます。しかしそれも「いつまでに」という期限があったからこそ可能になったことです。期限がなければ永遠に宿に電話することはないでしょう。

自分で期限を決めることで、自分との約束を守ることが必要になります。

また、つぎのようなページも考えられます。

今年、ほしいものリスト100
今月、やってみたいこと30
夏休み、旅行してみたいところ10
今年のうちに読みたい本50
今年行ってみたいお店30
3月までに書きたいブログのネタリスト

などです。リストを作ったあとには、個別のプロジェクトが立ち上げるか、ライフログノートに目立つように書いて連動させるとよいと思います。

ここでも「今年」などの期限を決めることで実現可能性を高めています。

 

つぎに「日記」系のフォーマットもいくつもありますね。

ほめ日記
ありがとう日記
できたこと日記
1行日記
3行日記
4行日記

これらは、なんでも記録するライフログとはちがい、特定の視点をもった定点観測の日記です。日記はゴールのない習慣です。

ゴールがないので習慣化しづらいかもしれませんが、インデックスが立ち上がっていることで、自分はそれを習慣化したいのだとうことを繰り返し自覚できます。

同じように、記録系もプロジェクトになり得ます。

筋トレの記録
ダイエットの記録
血圧の記録
歩数計の記録
「ありがとう」を言った回数の記録

日記や記録は、期限の設定が難しいものです。そこで、100回行うとか、50日続けるといった、回数をゴールとして設定すると、達成感を得ながら、習慣化につなげることができます。

まとめ:プロジェクトの成功はシステム手帳の活用

ここまで、システム手帳に「プロジェクト」タブを追加して行うことを紹介してきました。

ライフログのような毎日の記録に収まらないもの、教師手帳のような1週間のスケジュールに収まらないもの、たくさんのタスクの集合体になっているもの、日記や記録のようにゴール設定がしづらいもの、そういっったものを「プロジェクト」と呼んで管理します。

ルールは簡単です。

プロジェクトノートにインデックスを貼る

プロジェクトノートに追記するときは、ペンの色を変える

ペンの色の意味(いつ書いたのか)はあとからページごとに書いておく

そこから教師手帳でのToDo管理、スケジュール管理に持ってきたり、ライフログノートでの記録に繋げたりしていきます。

先生方が、「教師手帳」とともに「プロジェクト」ノートを使って、さまざまな仕事を成し遂げたり、習慣を身に付けたりすることを願っています。

まずは、フリーノートの上にインデックスシールを貼ってみてください。

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