「教師手帳」のToDoリストの使い方

教師手帳
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先日、令和2年度版の「教師手帳」をアップロードしました。冬休みの期間が間違っていたことに気付いたりして何度か微修正したものを上げ直しています。Excelデータですので、不具合にお気づきになられたらご自身で直していただくか、ダウンロードし直していただければと思います。よろしくお願いします。

タスク管理の基本的な考え方

今回は、右ページの縦に並んでいるToDoリストの使い方についてご説明します。
手帳の役目と言えば、スケジュール管理のほかにこのタスク管理があります。
そしてこのタスクを扱うときによく引き合いに出されるのが「緊急度/重要度のマトリックス」です。

これは名著『7つの習慣』(スティーブン・R・コヴィー氏)で言えば、第Ⅱ領域の「緊急でない、重要なタスク」に取り組むことが大切だと言えます。

そして第Ⅳ領域の「緊急でない、重要でないタスク」は排除すべきだということになるでしょう。

なかなか第Ⅳ領域をゼロにすることはできませんが、このマトリクスを意識して自分のタスクを分類・管理することは大切です。

「教師手帳」は8行×4ブロックのリストを備えています

そこで「教師手帳」では8行ごとに線を濃くすることで、8行×4ブロックのタスクリストを作っています。
今までの経験上、一週間に30以上のタスクを抱えたことはありません。

この基本的な考え方以外のことを、G~J、その他で説明していきます。

1番上のブロックが第Ⅰ領域ということです。2番めが第Ⅱ領域となります。
ここにそれぞれ8個のタスクを入れます。
単純なタスクであれば、チェックボックスをつくって1行にいくつか書いてしまうこともあります。

例えば「計画書を作る」というタスクは重要度は大きいですが、それに続く「印刷する」「配付する」といった単純作業の重要度は低いはずです。しかし、一連の作業としてまとめてしまったほうがいいので、自分でチェックボックスの四角を書き足して書いてしまいます。

3番めが第Ⅲ領域です。緊急度が高いタスクが入ってきます。理想を言えば、緊急な仕事は緊急にならないうちに片付けてしまいたいところです。しかも生徒指導上のトラブルが起きれば、すべてを吹き飛ばして緊急なタスクになってしまいます。

わたしはあまり複雑でないシンプルなタスクを入れるようにしています。それは、1時間以内に自分1人で終わらせられるようなタスクです。

4番めは第Ⅳ領域です。緊急でもないし重要でもないタスクです。つまり、やらなくてもいいようなタスクです。「ワークシートを印刷をする」とか「車にガソリンを入れる」とかですが、それらは書かなくてもできるはずです。それでも、「忘れずにやった」という記録を残すために書いておくことが多いです。

プライベートのタスクは色や場所を工夫する

プライベートのタスクも入れていきます。この場合、ペンの色を変えてリストの下から、つまり第Ⅳ領域の最下段から書いていきます。

色を変えることによって仕事とプライベートの見分けが付きます。プライベートは重要度や緊急度が低いという意味ではなく、むしろ下のほうが高いと考えればうまく配置できるはずです。

わたしの場合、子供の寝かしつけに成功すればフリーになれる時間が有ります。そこで、バーチカルの22時以降のスペースにタスクを並べています。この場合、重要度、緊急度の分類はうまくいきません。

ただ、プライベートでのタスクは、手帳に書くという動作を伴う時点で重要ですし、忘れずにやってしまったほうがいいので大抵緊急です。ですから、月曜日の下のところから書いてしまいます。やる曜日が決まっているのであれば、それはもうスケジュールのなかに組み込んでしまったほうが安全です。

プライベートのタスクもうまく割り振って、ワーク・ライフ・バランスを保てるようにします。

〇:タスクをどこでやるかアルファベットで計画する

ToDoリストの左端には、「ABC」という欄があります。先を見通せるようになると、その週以前から少しずつタスクが入ってきているはずです。

その週になったら、どのタスクをいつやるかスケジュールに組み込んでいくことになります。空き時間や放課後、帰宅後に割り振るわけです。このとき、すべてを書いていたら2度手間になってしまいます。そこで「A」のタスクを行うところに「A」と書いておくのです。

「ABC」を優先度として使うことも可能です。一週間のタスクを見渡して、優先度をA・B・C…とつけていきます。さらに、Aグループのなかから、さらに最優先のものをA1、つぎをA2とつけていくのです。ただ、ここまでしなければいけないほどのタスクが発生したことはありません。

チェックボックスのルールを決める

ToDoリストの左から2番目には「レ」というチェックするスペースがあります。ここにも簡単なルールがあります。

タスクが完了したらチェック「✓」を入れます。この瞬間に達成感を味わえるので、ToDoリストは大切です。

タスクに着手したら丸「◯」をつけます。終わらないまでも始めたことが分かります。これは翌週にも継続して完了させなくてはいけません。

タスクに着手せず先送りしたら矢印「→」をつけます。その際に必ずつぎの週のページに書くようにします。

タスクとして書いたものの、やらなくてよくなったものにはバツ「✕」をつけます。

他の人に任せたもの、依頼したものはTo「To」をつけます。「ABC」の欄に名前も書いておくと、誰に頼んだのか残りますし、あとから終わったかどうかの確認も取れます。

このように、わたしの場合は赤ペンで塗りつぶしたり、線で消したりといった見えなくなる書き方はしません。自分が何をどれだけ頑張ったのか、それが分かるようにしておきたいと思っています。

G:大事なタスクは星やハートで特別に計画する

ToDoリストの一番上には、自分の目標や大きな仕事を達成するためのタスク欄があります。
スケジュールの中で、星印をつけて取り組むタスクです。このタスクはいわゆる第2領域、緊急ではない重要なことを割り振るべきです。このタスクを行うことで、自分自身が成長できる、前進できる、大きな仕事を達成できるようになるはずです。自分が何を為すべきか、指針となる星を見失ってはいけません。

ToDoリストの一番下には、 家族や健康を大事にするためのハートマークのタスク欄があります。
ワーク・ライフ・バランスを大事にするよう意識づけすることができます。このタスクが何も書かれていないとき、あなたは仕事人間になっているかもしれません。パートナーと買い物に行く時間を確保することは、お互いにとって大切です。また、自分の体や心の健康に目を向けることも大切です。泣けるいい映画を見たり、公園を散歩することも、ときには大切なタスクとなります。

H:ToDoリストで管理しきれないものはプロジェクトにする

ToDoリストは32行あります。これらのタスクは自分だけでできるもの、せいぜい1時間以内で完了できるものです。

しかし、ときには大きなタスクを抱えることがあります。タスクがあまりに多岐にわたる。学校や家など場所を変えながら行わなくてはいけない。期間が週をまたぐほどである。他の人の予定なども関わり連絡・調整が必要である。そういったタスクは「プロジェクト」にすることをお勧めします。

「プロジェクト」はウィークリーバーチカルの「教師手帳」の守備範囲を超えています。システム手帳の活用のしどころで、スケジュール管理とは別にプロジェクト管理のタブを作るのです。詳しくはまたいずれ。

I:週の目標や振り返りを書く

学校の先生は毎週、週案簿といわれるものを書いています。一週間を見通して、どんな授業を行うのか計画を立てるのです。週の終わりには反省を書いて管理職に提出することになります(提出のタイミングは学校によりますが)。教師手帳の基本ももちろんここから来ています。

右下のこの欄は「Target/Review」ですので、その週の目標や振り返りを書く欄ということになります。
週の振り返りとして「週記」の書き方というのもいろいろフォーマットがありますが、いずれにせよこの小さなスペースには書ききれません。
ここには重要な星やハートのタスクに関する反省や、スケジューリングに関する反省だけを書くようにします。

J:8桁の日付でデジタル検索ができる

日付を8桁の数字で上部に並べてあります。
システム手帳リフィルですので、使い終わってからドキュメントスキャナなどでデジタル化することが可能です。OCR機能が働いて8桁の数字を認識してくれれば、 AcrobatやEvernoteなどのアプリで検索することが可能になります。

Acrobatは「PDF」を読み取りますのでパソコンのきれいな文字を認識しやすく、Evernoteは「JPEG」から手書き文字を認識しやすいと言われています。後から変換することができるとはいえ、ページ数が膨大になるのでデジタル化するとき「PDF」にするか「JPEG」にするか悩むところです。

年計:年間行事予定を入れれば、その日の予定に反映される

Excelの最初のシート「年計」は年間行事予定の略です。1年間の計画をあらかじめ入力しておけば「vlookup関数」を利用して、その日の上部の欄に表示されるようになります。年度末にかけて、来年度の年間行事予定が出されるようになります。なかなか確定版にはなりませんが、一学期分ぐらいは確実になるはずですので入力してしまっても楽かもしれません。

一番上の欄は行事の予定だけでなく、プライベートの予定やみんなの誕生日、練習試合の借り予定などを書いてもいいと思います。
3年生を受け持つと、入試の日程が錯綜するようになるのでこの欄に記入するようにしています。

ToDoリストと、それ以外の年計タブなどについて解説しました。バーチカル部分と連動させて使うことをオススメします。記号の使い方などは、自分にしっくり来る書き方を模索していいと思います。

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